Nous collectons et traitons vos données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir notre service, exécuter notre contrat, respecter nos obligations légales (ex : facturation) ou avec votre consentement explicite. Dans ce cas, nous pouvons les utiliser pour procéder notamment au suivi de votre navigation sur nos applications ou à l’établissement de rapports statistiques, dans un but d’amélioration de nos services et de développement de nouveaux services.
Nous nous engageons à mener nos activités conformément à ces principes afin de garantir que la confidentialité des renseignements personnels est protégée et maintenue.
Nous faisons appel à des prestataires de confiance (Amazon Web Services pour l’hébergement, Google Cloud pour les services LLM) qui possèdent des centres de données dans l’Union Européenne et s’engagent à y traiter les données conformément à la stratégie de gestion des risques dictée par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Toute inscription et utilisation par une personne de moins de quinze (15) ans doit être effectuée avec l’autorisation et sous la responsabilité d’un parent ou représentant légal.
En raison de la nature sensible des enregistrements et des transcriptions, nous prenons très au sérieux la protection de la vie privée et en faisons notre principale préoccupation pour tous nos clients.
Tous les fichiers de transcription des clients (enregistrements et transcriptions) sont chiffrés à l'aide d'une clé de chiffrement propre à chaque compte.
Si le client le souhaite, il peut choisir de sauvegarder sa clé de chiffrement sur les serveurs de Vook.ai lors de la création de son compte. Dans ce cas, elle est stockée de manière strictement confidentielle et n’est jamais utilisée pour accéder aux fichiers du client sans son accord explicite.
Le client peut également choisir de conserver sa clé (passphrase) lui-même. Dans ce cas, Vook.ai n’y a pas accès et ne peut en aucun cas consulter ou déchiffrer ses données.
Le client peut décider d'envoyer la transcription au service clientèle de Vook pour obtenir un retour d'information sur la qualité du service. Dans ce cas, une version déchiffrée de la transcription sera envoyée au service clientèle, dans le but d'améliorer le service.
Le client peut décider de demander un résumé ou une analyse de la transcription via notre assistant IA. Dans ce cas, une version déchiffrée du texte sélectionné est envoyée à l'API professionnelle de Google Gemini (hébergée en UE). Ce traitement est éphémère : les données ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles d'IA tiers et sont supprimées immédiatement après la génération du résultat.
Vook veille à ce que toutes les données du compte client (adresse mail, adresse de facturation,…) restent privées et confidentielles. L'accès est strictement limité à nos employés et contractants, sur la base du besoin de savoir. Tous les employés et contractants sont tenus de signer un accord de non-divulgation avant d'être autorisés à accéder aux données.
Vos données personnelles et fichiers de transcription sont conservés uniquement le temps nécessaire à la fourniture du service et à des obligations légales.
Les fichiers audios chiffrés sont conservés pour une durée de sept (7) jours. Les données sont ensuite supprimées de manière sécurisée. Les données personnelles et transcripts des comptes inactifs pour une durée supérieure à deux (2) ans seront supprimés définitivement de manière sécurisée.
Nous utilisons des cookies nécessaires au fonctionnement du site (authentification, sécurité, maintien de session). Ces cookies sont indispensables et ne peuvent pas être désactivés.
Vook ne vend pas et ne loue pas les informations personnelles à des tiers. Le partage de données est strictement limité aux prestataires techniques nécessaires à la fourniture du service (hébergement et outils d'IA activés par l'utilisateur), comme détaillé dans les sections précédentes.
Nous pouvons toutefois divulguer des informations personnelles lorsque nous pensons qu'il y a violation de nos conditions de service ou que cela est approprié pour se conformer à la loi, pour protéger nos droits ou ceux de nos utilisateurs, ainsi que pour protéger nos utilisateurs contre une utilisation frauduleuse, abusive et illégale de notre site.
Nous nous réservons le droit de divulguer vos informations personnellement identifiables si la loi l'exige et si nous pensons que cette divulgation est nécessaire pour protéger nos droits et/ou pour nous conformer à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à un processus légal signifié à notre site web.
Conformément au RGPD, vous pouvez accéder à vos données, demander leur correction, leur suppression, ou exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits, vous pouvez consulter, modifier ou supprimer vos informations personnelles au sein de votre compte (page “Paramètres” pour votre nom, adresse, langue…), ou bien en nous contactant par mail à contact@vook.ai.
Vous pouvez également supprimer définitivement votre compte et vos transcripts à partir de la page des paramètres quand vous le souhaitez. Cette action est irréversible, et peut nécessiter l’effacement de toute dette, de commande ou de service en cours. En cas de réponse insatisfaisante ou d'absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).
Vook informera ses clients par courrier électronique de tout changement important dans cette politique. En cas de détection d'une violation de votre compte ou de toute utilisation non autorisée, veuillez nous contacter au plus vite.
Pour toute question sur vos données personnelles ou pour exercer vos droits, contactez-nous par mail à contact@vook.ai.