Nous collectons et traitons vos données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir notre service, exécuter notre contrat, respecter nos obligations légales (ex : facturation) ou avec votre consentement explicite. Dans ce cas, nous pouvons les utiliser pour procéder notamment au suivi de votre navigation sur nos applications ou à l’établissement de rapports statistiques, dans un but d’amélioration de nos services et de développement de nouveaux services.
Nous nous engageons à mener nos activités conformément à ces principes afin de garantir que la confidentialité des renseignements personnels est protégée et maintenue.
Nous faisons appel à des prestataires de confiance pour l’hébergement (Scaleway et Amazon Web Services, dont les centres de données sont situés dans l’Union Européenne) et pour les services LLM (Google Cloud). Nos hébergeurs traitent les données au sein de l’Union Européenne ; le traitement par les LLM peut avoir lieu dans des régions mondiales, encadré par des garanties appropriées telles que les Clauses Contractuelles Types. Tous nos prestataires s’engagent à traiter les données conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Toute inscription et utilisation par une personne de moins de quinze (15) ans doit être effectuée avec l’autorisation et sous la responsabilité d’un parent ou représentant légal.
En raison de la nature sensible des enregistrements et des transcriptions, nous prenons très au sérieux la protection de la vie privée et en faisons notre principale préoccupation pour tous nos clients.
Tous les fichiers de transcription des clients (enregistrements et transcriptions) sont chiffrés à l'aide d'une clé de chiffrement propre à chaque compte.
Si le client le souhaite, il peut choisir de sauvegarder sa clé de chiffrement sur les serveurs de Vook.ai lors de la création de son compte. Dans ce cas, elle est stockée de manière strictement confidentielle et n’est jamais utilisée pour accéder aux fichiers du client sans son accord explicite.
Le client peut également choisir de conserver sa clé (passphrase) lui-même. Dans ce cas, Vook.ai n’y a pas accès et ne peut en aucun cas consulter ou déchiffrer ses données.
Le client peut décider d'envoyer la transcription au service clientèle de Vook pour obtenir un retour d'information sur la qualité du service. Dans ce cas, une version déchiffrée de la transcription sera envoyée au service clientèle, dans le but d'améliorer le service.
Le client peut décider de demander un résumé ou une analyse de la transcription via notre assistant IA. Cela ne se produit que sur l'action explicite du client. Dans ce cas, une version déchiffrée du texte sélectionné est envoyée à l'API payante de Google Gemini. Ce traitement est éphémère : les données peuvent être traitées dans une région mondiale encadrée par les Clauses Contractuelles Types, ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA et sont supprimées immédiatement après la génération du résultat.
Vook veille à ce que toutes les données du compte client (adresse mail, adresse de facturation,…) restent privées et confidentielles. L'accès est strictement limité à l'équipe fondatrice de Vook.ai, sur la base du besoin de savoir, et soumis à des obligations de confidentialité.
Vos données personnelles et fichiers de transcription — y compris les enregistrements audios chiffrés et les transcriptions — sont conservés uniquement le temps nécessaire à la fourniture du service et à des obligations légales.
Les données personnelles, transcripts et fichiers audios des comptes inactifs pour une durée supérieure à deux (2) ans seront supprimés définitivement de manière sécurisée. Vous pouvez également supprimer vos données à tout moment depuis les paramètres de votre compte.
Nous utilisons des cookies nécessaires au fonctionnement du site (authentification, sécurité, maintien de session). Ces cookies sont indispensables et ne peuvent pas être désactivés.
Nous utilisons également des cookies analytiques optionnels afin de comprendre comment nos utilisateurs interagissent avec le site et d'améliorer nos services. Ces cookies ne sont activés que si vous les acceptez via le bandeau de consentement affiché lors de votre première visite. Vous pouvez les refuser à tout moment, auquel cas seules des données d'utilisation anonymes et non identifiantes sont collectées. Les cookies analytiques que nous utilisons incluent : un identifiant d'appareil, un identifiant de session, Google Analytics (via Google Tag Manager) et des outils de mesure de performance. Aucune donnée n'est partagée avec des tiers à des fins publicitaires.
Vook ne vend pas et ne loue pas les informations personnelles à des tiers. Le partage de données est strictement limité aux prestataires techniques nécessaires à la fourniture du service (hébergement et outils d'IA activés par l'utilisateur), comme détaillé dans les sections précédentes.
Les paiements sont gérés par Stripe et PayPal. PayPal agit en tant que responsable de traitement indépendant pour les données de paiement, et Stripe en tant que responsable de traitement indépendant à des fins de prévention de la fraude et de conformité réglementaire ; leur traitement de vos données de paiement est régi par leurs propres politiques de confidentialité (Stripe, PayPal).
Nous pouvons toutefois divulguer des informations personnelles lorsque nous pensons qu'il y a violation de nos conditions de service ou que cela est approprié pour se conformer à la loi, pour protéger nos droits ou ceux de nos utilisateurs, ainsi que pour protéger nos utilisateurs contre une utilisation frauduleuse, abusive et illégale de notre site.
Nous nous réservons le droit de divulguer vos informations personnellement identifiables si la loi l'exige et si nous pensons que cette divulgation est nécessaire pour protéger nos droits et/ou pour nous conformer à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à un processus légal signifié à notre site web.
Conformément au RGPD, vous pouvez accéder à vos données, demander leur correction, leur suppression, ou exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits, vous pouvez consulter, modifier ou supprimer vos informations personnelles au sein de votre compte (page “Paramètres” pour votre nom, adresse, langue…), ou bien en nous contactant par mail à contact@vook.ai.
Vous pouvez également supprimer définitivement votre compte et vos transcripts à partir de la page des paramètres quand vous le souhaitez. Cette action est irréversible, et peut nécessiter l’effacement de toute dette, de commande ou de service en cours. En cas de réponse insatisfaisante ou d'absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).
Vook informera ses clients par courrier électronique de tout changement important dans cette politique. En cas de détection d'une violation de votre compte ou de toute utilisation non autorisée, veuillez nous contacter au plus vite.
Pour toute question sur vos données personnelles ou pour exercer vos droits, contactez-nous par mail à contact@vook.ai.