Nous collectons et traitons vos données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir notre service, exécuter notre contrat, respecter nos obligations légales (ex : facturation) ou avec votre consentement explicite.
Nous nous engageons à mener nos activités conformément à ces principes afin de garantir que la confidentialité des renseignements personnels est protégée et maintenue.
Nous faisons appel à des prestataires de confiance. L’hébergement de nos applications, de nos bases de données et de vos fichiers chiffrés (audios et transcriptions) est assuré par Scaleway, société française, dans ses centres de données de Paris (région fr-par).
L’inférence IA nécessaire à la transcription et à l’identification des locuteurs est exécutée sur des serveurs GPU localisés en Union Européenne, opérés par Runpod, Inc., société de droit américain. Les fichiers transmis sont chiffrés au repos et en transit ; ils sont déchiffrés uniquement en mémoire, le temps du traitement, et les résultats sont renvoyés chiffrés. Aucun contenu n’est conservé en clair par ce prestataire, et le traitement est éphémère.
Les fonctionnalités d’analyse et de résumé s’appuient sur l’API payante du grand modèle de langage (LLM) Google Gemini. Elles s’activent uniquement à votre initiative. Conformément aux conditions de Google, aucun contenu utilisateur n’est conservé après le traitement de la requête ni utilisé pour entraîner ses modèles.
Par défaut, ce traitement est réalisé à l’échelle mondiale sous le couvert des Clauses Contractuelles Types (CCT) de l’Union européenne. Les clients professionnels peuvent souscrire une option payante garantissant l’hébergement des données au sein de l’UE (via Vertex AI multi-régions). L’ensemble de nos prestataires s’engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
La liste complète de nos sous-traitants est consultable sur la page « Sous-traitants ».
Le traitement des données personnelles réalisé pour le compte de nos clients professionnels (article 28 du RGPD) est encadré par notre Accord de Traitement des Données (DPA), accessible via la page « Accord de traitement des données ». Ce DPA est automatiquement réputé accepté par tout client professionnel utilisant le Service.
Toute création de compte ou utilisation par une personne n’ayant pas atteint l’âge légal de consentement numérique (15 ans en France, ou entre 13 et 16 ans ailleurs dans l’UE) nécessite l’autorisation vérifiable d’un parent ou représentant légal.
Vook intervient sous deux qualités distinctes selon les données concernées :
Responsable de traitement : Vook est responsable de traitement pour les données de compte, de facturation, de support et d’analyse (telles que les nom, e-mail, adresse de facturation, messages de support et journaux techniques). La présente Politique de Confidentialité s’applique à ce traitement.
Sous-traitant : Pour les contenus téléversés par un client professionnel pour le compte d’utilisateurs finaux (notamment les fichiers audio et vidéo, transcriptions, résumés IA et historiques de chat), le client professionnel est responsable de traitement et Vook agit en qualité de sous-traitant au titre de l’article 28 du RGPD. Ce traitement est régi par notre DPA, qui fait partie intégrante de nos Conditions d’Utilisation.
Les utilisateurs individuels qui créent un compte avec une adresse e-mail personnelle ou professionnelle agissent à la fois comme client et personne concernée. Vook agit en qualité de responsable de traitement pour leurs données de compte, tout en traitant leurs transcriptions conformément aux normes de sécurité détaillées à la section 3 ci-dessous.
Le tableau ci-dessous détaille chaque catégorie de données personnelles traitées, ainsi que sa finalité spécifique et sa base légale au titre du RGPD :
| Catégorie de données | Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|---|
| Données de compte et de contact (nom, e-mail) | Création de compte, authentification, support | Art. 6.1.b Contrat |
| Facturation et données de paiement | Traitement du paiement, facturation fiscale | Art. 6.1.b Contrat et Art. 6.1.c Obligation légale |
| Audio téléversé, transcriptions, artefacts dérivés | Transcription automatique, diarisation, stockage | Art. 6.1.b Contrat (utilisateurs individuels) / Art. 28 instructions DPA (clients professionnels) |
| Analyse IA, résumés, chat | Fonctions LLM déclenchées par l’utilisateur | Art. 6.1.a Consentement explicite (activation à l’action de l’utilisateur) |
| Journaux techniques et de session | Sécurité du service, diagnostic d’incidents, prévention de la fraude | Art. 6.1.f Intérêt légitime |
En raison de la nature sensible des enregistrements et des transcriptions, nous prenons très au sérieux la protection de la vie privée et en faisons notre principale préoccupation pour tous nos clients.
Tous les fichiers de transcription des clients (enregistrements et transcriptions) sont chiffrés à l’aide d’une clé de chiffrement propre à chaque compte.
Si le client le souhaite, il peut choisir de sauvegarder sa clé de chiffrement sur les serveurs de Vook.ai lors de la création de son compte. Dans ce cas, elle est stockée de manière strictement confidentielle et n’est jamais utilisée pour accéder aux fichiers du client sans son accord explicite.
Le client peut également choisir de conserver sa clé (passphrase) lui-même. Dans ce cas, Vook.ai n’y a pas accès et ne peut en aucun cas consulter ou déchiffrer ses données.
Le client peut décider d’envoyer la transcription au service clientèle de Vook pour obtenir un retour d’information sur la qualité du service. Dans ce cas, une version déchiffrée de la transcription sera envoyée au service clientèle, dans le but d’améliorer le service.
Le client peut décider de demander un résumé ou une analyse de la transcription via notre assistant IA. Cela ne se produit que sur l’action explicite du client. Dans ce cas, une version déchiffrée du texte sélectionné est envoyée à l’API payante de Google Gemini. Ce traitement est éphémère : les données sont traitées dans une région mondiale encadrée par les CCT, ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d’IA (conformément aux conditions de l’offre payante Gemini), et sont supprimées immédiatement après la génération du résultat.
Vook veille à ce que toutes les données du compte client (adresse mail, adresse de facturation,…) restent privées et confidentielles. L’accès est strictement limité à l’équipe fondatrice de Vook.ai, sur la base du besoin de savoir, et soumis à des obligations de confidentialité.
Vos données personnelles et fichiers de transcription, y compris les enregistrements audios chiffrés et les transcriptions, sont conservés uniquement le temps nécessaire à la fourniture du service et à des obligations légales.
Les données personnelles, transcripts et fichiers audios des comptes inactifs pour une durée supérieure à deux (2) ans seront supprimés définitivement de manière sécurisée. Vous pouvez également supprimer vos données à tout moment depuis les paramètres de votre compte, qu’il s’agisse d’un compte entier ou d’un transcript individuel ; les données supprimées sont définitivement retirées de nos systèmes sous trente (30) jours.
Les journaux techniques suivent leur propre durée de conservation, précisée à la section 7.
Nous utilisons des cookies nécessaires au fonctionnement du site (authentification, sécurité, maintien de session). Ces cookies sont indispensables et ne peuvent pas être désactivés.
Nous utilisons également des cookies analytiques optionnels afin de comprendre comment nos utilisateurs interagissent avec le site et d'améliorer nos services. Vous pouvez les bloquer ou les supprimer à tout moment via les réglages de votre navigateur. Les cookies analytiques que nous utilisons incluent : un identifiant d'appareil, un identifiant de session, Google Analytics (via Google Tag Manager) et des outils de mesure de performance. Aucune donnée n'est partagée avec des tiers à des fins publicitaires.
Le fonctionnement du service génère des journaux techniques (logs). Ils enregistrent un identifiant pseudonyme de compte, des identifiants techniques de requête (adresse de la page ou de l'interface appelée, code de réponse, durée, message d'erreur). Ils ne contiennent ni le contenu de vos transcriptions, ni vos fichiers audio.
Votre adresse IP n'est pas enregistrée telle quelle dans ces journaux : lors des tentatives de connexion et d'inscription, elle est remplacée par une empreinte (hachage), utilisée pour détecter les tentatives d'accès abusives. Cette empreinte reste une donnée personnelle et est traitée comme telle. Nos hébergeurs, eux, traitent l'adresse IP elle-même, comme le fait tout hébergeur web, pour acheminer les requêtes et se prémunir des attaques.
Ces journaux ne sont pas destinés à contenir votre adresse email : elle en est retirée automatiquement avant leur envoi. Ils servent exclusivement au diagnostic technique, à la résolution d'incidents et à la sécurité du service (détection des usages abusifs). Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement et la sécurité de la plateforme (article 6.1.f du RGPD).
Les journaux sont hébergés par Datadog, sur son site européen (Allemagne), où les données sont conservées au repos dans l'Union européenne. Datadog, Inc. étant une société de droit américain, les transferts éventuels sont encadrés par les CCT de la Commission européenne.
Ils sont conservés 15 jours, portés à 90 jours pour les journaux relatifs aux paiements. Passé ce délai, ils sont supprimés automatiquement. Le journal des opérations d'administration, distinct, est conservé douze (12) mois sur nos propres serveurs.
Vook ne vend pas et ne loue pas les informations personnelles à des tiers. Le partage de données est strictement limité aux prestataires techniques nécessaires à la fourniture du service (hébergement et outils d'IA activés par l'utilisateur), comme détaillé dans les sections précédentes et énuméré sur la page « Sous-traitants ».
Les paiements sont gérés par Stripe et PayPal. PayPal agit en tant que responsable de traitement indépendant pour les données de paiement, et Stripe en tant que responsable de traitement indépendant à des fins de prévention de la fraude et de conformité réglementaire ; leur traitement de vos données de paiement est régi par leurs propres politiques de confidentialité (Stripe, PayPal).
Nous pouvons toutefois divulguer des informations personnelles lorsque nous pensons qu'il y a violation de nos conditions de service ou que cela est approprié pour se conformer à la loi, pour protéger nos droits ou ceux de nos utilisateurs, ainsi que pour protéger nos utilisateurs contre une utilisation frauduleuse, abusive et illégale de notre site.
Nous nous réservons le droit de divulguer vos informations personnellement identifiables si la loi l'exige et si nous pensons que cette divulgation est nécessaire pour protéger nos droits et/ou pour nous conformer à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à un processus légal signifié à notre site web.
Conformément au RGPD, vous pouvez accéder à vos données, demander leur correction, leur suppression, ou exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits, vous pouvez consulter, modifier ou supprimer vos informations personnelles au sein de votre compte (page « Paramètres » pour votre nom, adresse, langue…), ou bien en nous contactant par mail à contact@vook.ai.
Vous pouvez également supprimer définitivement votre compte et vos transcripts à partir de la page des paramètres quand vous le souhaitez. Cette action est irréversible, et peut nécessiter l’effacement de toute dette, de commande ou de service en cours. En cas de réponse insatisfaisante ou d'absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).
Vook informera ses clients par courrier électronique de tout changement important dans cette politique. En cas de détection d'une violation de votre compte ou de toute utilisation non autorisée, veuillez nous contacter au plus vite.
Pour toute question sur vos données personnelles ou pour exercer vos droits, contactez-nous par mail à contact@vook.ai.