Transcription audio conforme RGPD hébergée en Europe.

Pourquoi la transcription audio est concernée par le RGPD

Un enregistrement audio contient presque toujours des données à caractère personnel : voix, nom, opinions, état de santé, situation professionnelle. Dès lors qu'un fichier audio est traité par un service tiers pour en produire une transcription, ce traitement entre dans le champ d'application du RGPD.

Le responsable de traitement (l'organisation qui enregistre) reste responsable du respect du règlement, même si le traitement est délégué à un sous-traitant. Choisir un outil de transcription, c'est donc choisir un sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

Les risques d'utiliser un service de transcription non conforme

De nombreux services de transcription populaires sont hébergés aux États-Unis et soumis au Cloud Act, qui autorise les autorités américaines à accéder aux données stockées par des entreprises américaines, y compris sur des serveurs situés en Europe. Ce seul point suffit à rendre leur usage problématique pour les données personnelles européennes.

• Entraînement de modèles. certains services utilisent vos fichiers pour améliorer leur IA, sans base légale claire pour ce traitement secondaire.
• Absence de DPA. sans accord de traitement des données signé, la relation sous-traitant est juridiquement non conforme.
• Transferts hors UE. tout transfert vers un pays tiers sans garanties adéquates (clauses contractuelles types, décision d'adéquation) expose l'organisation à des sanctions.

Ce que le RGPD exige concrètement pour la transcription

Pour utiliser un service de transcription en conformité avec le RGPD, plusieurs conditions doivent être réunies. Le sous-traitant doit traiter les données uniquement sur instruction du responsable de traitement, garantir la sécurité des données (chiffrement, contrôle d'accès), et s'engager contractuellement via un DPA.

• Base légale. le traitement doit reposer sur une base légale valide (consentement, intérêt légitime, exécution d'un contrat).
• Minimisation. les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
• Localisation. les transferts hors EEE nécessitent des garanties spécifiques.
• Droits des personnes. le droit à la suppression et le droit d'accès doivent pouvoir être exercés.

Comment Vook.ai répond aux exigences réglementaires

Vook.ai a été conçu pour répondre à chacune de ces exigences. L'hébergement est exclusivement en France, dans l'Union européenne, sans aucun transfert vers des pays tiers. Le chiffrement AES-256 est appliqué au repos. Les fichiers audio sont supprimés automatiquement après 7 jours, sauf sauvegarde explicite par l'utilisateur.

Un DPA est disponible sur demande pour les organisations qui en ont besoin. Vook.ai ne se sert jamais des données pour entraîner ses modèles, ne les revend pas et ne les analyse pas à des fins publicitaires. Le droit à la suppression est respecté à tout moment.

Transcription RGPD dans les secteurs sensibles

Certains secteurs traitent des données dites « sensibles » au sens de l'article 9 du RGPD : données de santé, données syndicales, données relatives à des condamnations pénales. Pour ces secteurs, les exigences sont encore plus strictes.

• Santé. comptes rendus médicaux, entretiens patients, réunions de synthèse pluridisciplinaires.
• Juridique. auditions, dépositions, entretiens avec des justiciables.
• Ressources humaines. entretiens d'évaluation, procédures disciplinaires, recrutements.
• Recherche. entretiens qualitatifs avec des participants humains soumis à un protocole éthique.

Checklist pour choisir un outil de transcription conforme

Avant d'adopter un service de transcription pour des données personnelles, vérifiez les points suivants avec votre DPO ou responsable juridique.

• Localisation des serveurs. les données sont-elles traitées et stockées dans l'UE ou l'EEE ?
• DPA disponible. le fournisseur propose-t-il un accord de traitement des données signable ?
• Pas d'entraînement de modèle. le fournisseur s'engage-t-il par écrit à ne pas utiliser vos données pour améliorer son IA ?
• Chiffrement. les données sont-elles chiffrées au repos ?
• Suppression automatique. les fichiers sont-ils supprimés après un délai défini ?
• Droits des personnes. le droit à la suppression peut-il être exercé facilement ?