Pourquoi transcrire les réunions d'une collectivité ?
Le compte rendu écrit d'une séance de conseil municipal ou d'une commission est à la fois une obligation réglementaire et un outil de transparence démocratique. Le rédiger manuellement à partir d'un enregistrement audio prend souvent plusieurs fois la durée de la réunion elle-même.
La transcription automatique réduit ce délai à quelques minutes. Elle permet à l'agent territorial de se concentrer sur la vérification et la mise en forme plutôt que sur la saisie. La transcription reste un document de travail : vous la relisez avant d'en tirer le procès-verbal.
Quelles obligations légales pour les comptes rendus ?
En France, le Code général des collectivités territoriales (CGCT) impose la rédaction d'un procès-verbal pour chaque séance du conseil municipal, puis sa publication. Les points clés à respecter :
- Délais de publication. La liste des délibérations est affichée en mairie et publiée en ligne sous une semaine ; le procès-verbal est arrêté au début de la séance suivante, signé par le maire et le secrétaire de séance, puis publié sur le site de la commune.
- Fidélité des débats. Les prises de parole doivent être retranscrites avec exactitude, ce qui justifie un outil précis et une relecture attentive.
- Conservation. Les procès-verbaux sont des archives publiques soumises aux règles de conservation des documents administratifs.
- Protection des données. Si des données personnelles sont mentionnées, le traitement doit être conforme au RGPD.
Comment choisir un outil de transcription conforme RGPD ?
Pour une collectivité, le choix d'un outil de transcription ne peut pas se limiter à la précision. Les critères de conformité sont tout aussi déterminants. Voici les points à vérifier avant tout déploiement :
- Localisation des serveurs. Le stockage doit être situé dans l'Union européenne, idéalement en France. De nombreux services de transcription sont opérés par des sociétés américaines, exposées au Cloud Act.
- Chiffrement. Les données doivent être chiffrées au repos. Le standard AES-256 est la référence.
- Durée de conservation. Vous devez pouvoir supprimer vos fichiers à tout moment, et la suppression d'une transcription doit effacer l'audio associé.
- Absence de réutilisation. L'outil ne doit pas utiliser vos données pour entraîner ses modèles ni les revendre à des tiers.
- DPA disponible. Un accord de traitement des données (Data Processing Agreement) doit être proposé sur demande.
Vook répond à ces critères : stockage en France, chiffrement AES-256 au repos, suppression à votre main, aucune réutilisation des données, DPA sur demande. Les institutions peuvent également demander une option de clé de chiffrement auto-hébergée.
Diarisation : identifier chaque élu dans la transcription
La diarisation est la fonctionnalité qui attribue automatiquement un label à chaque intervenant dans la transcription. Pour un conseil municipal réunissant dix à trente élus, c'est un gain de temps considérable : plus besoin d'annoter manuellement qui a pris la parole à chaque instant.
Vook attribue un label numéroté à chaque intervenant (Intervenant 1, Intervenant 2…) et horodate chaque prise de parole. Dans l'éditeur intégré, vous pouvez ensuite remplacer ces labels par les noms réels des élus, créer un intervenant ou réattribuer un passage au bon intervenant si deux voix ont été confondues.
De l'enregistrement au procès-verbal : le flux de travail complet
Un flux de travail efficace pour une collectivité se déroule en quatre temps. D'abord, l'enregistrement de la séance avec un dictaphone ou une caméra. Ensuite, le dépôt du fichier sur Vook : jusqu'à 5 Go et 5 heures par fichier, ou 10 Go sans limite de durée avec le plan Illimité. Puis la transcription automatique, disponible en moins d'une minute par heure d'audio, avec diarisation et horodatage. Enfin, la relecture dans l'éditeur intégré et l'export en DOCX ou PDF pour préparer le procès-verbal.
- Enregistrement. MP3, WAV, MP4 ou l'un des 20 formats audio et vidéo acceptés.
- Transcription. Moins d'une minute par heure d'audio, jusqu'à 99 % de précision sur un audio clair.
- Correction. Éditeur intégré pour renommer les intervenants, réattribuer un passage et corriger le texte.
- Export. DOCX pour la mise en forme, PDF pour l'archivage, HTML pour la publication en ligne.
Sécurité des données et souveraineté numérique
Les collectivités territoriales sont des opérateurs de services publics qui traitent régulièrement des données à caractère personnel : noms d'élus, de citoyens, informations relatives à des dossiers sensibles. Confier ces données à un service qui les stocke hors de l'UE expose la collectivité à des risques juridiques et réputationnels.
Vook.ai est une société française, native RGPD, et vos fichiers audio et vos transcriptions sont stockés en France. Ils sont chiffrés en AES-256 au repos, conservés dans votre compte jusqu'à ce que vous les supprimiez, et ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles d'IA ni revendus. Une alternative française aux grandes plateformes américaines pour les organismes publics attentifs à leur souveraineté numérique.
