Transcrivez votre procès-verbal en quelques minutes.

Qu'est-ce qu'un procès-verbal et pourquoi le transcrire ?

Un procès-verbal (PV) est le compte rendu d'une réunion, d'une assemblée ou d'une séance. Il consigne les décisions prises, les votes, les interventions des participants et l'ordre du jour suivi.

La transcription automatique de l'enregistrement vous donne une base de travail complète sans effort de saisie. Elle limite les risques d'omission et libère le secrétaire de séance, qui peut se concentrer sur la réunion elle-même plutôt que sur la prise de notes. Vous relisez ensuite la transcription et rédigez le PV à partir de ce texte : sa validation reste de votre ressort.

Transcription manuelle ou automatique : que choisir ?

La transcription manuelle d'une heure de réunion prend plusieurs heures de travail. Elle est sujette aux erreurs de frappe, aux oublis et à la fatigue. La transcription automatique par IA réduit ce délai à quelques minutes, avec jusqu'à 99 % de précision sur un audio clair.

• Rapidité. Moins d'une minute de traitement par heure d'audio avec Vook.
• Précision. Jusqu'à 99 % sur un audio clair, dans plus de 100 langues détectées automatiquement.
• Correction facilitée. L'éditeur intégré vous permet d'ajuster les erreurs résiduelles avant l'export, sans ressaisir l'intégralité du texte.

Comment obtenir un enregistrement de qualité pour la transcription

La qualité de l'enregistrement est le principal facteur qui influe sur la précision de la transcription. Quelques bonnes pratiques vous permettent d'optimiser le résultat :

• Microphone dédié. Préférez un micro de table ou un enregistreur numérique plutôt que le micro intégré d'un ordinateur portable.
• Réduction du bruit ambiant. Fermez les fenêtres, évitez les salles à forte réverbération et demandez aux participants de couper leur micro quand ils n'ont pas la parole.
• Format sans compression excessive. WAV ou FLAC préservent la qualité ; un MP3 à 128 kbps ou plus reste acceptable.
• Un intervenant à la fois. Les chevauchements de voix réduisent la précision ; encouragez les tours de parole ordonnés.

Diarisation et horodatage : des atouts clés pour le PV

La diarisation est la capacité à distinguer automatiquement les différents intervenants d'un enregistrement. Vook attribue chaque prise de parole à un intervenant (Intervenant 1, Intervenant 2, etc.), que vous pouvez ensuite renommer dans l'éditeur avec les noms réels des participants, ou réattribuer au bon intervenant si un passage a été attribué à la mauvaise voix.

Les horodatages indiquent la position de chaque réplique dans l'enregistrement. Pour un procès-verbal, ils vous permettent de retrouver en quelques secondes le moment où une décision a été prise ou un vote exprimé, et de vérifier la formulation exacte en réécoutant le passage.

Confidentialité et conformité RGPD des procès-verbaux

Les procès-verbaux contiennent fréquemment des données personnelles : noms, fonctions, prises de position, votes nominatifs. Leur traitement est soumis au RGPD dès lors qu'ils concernent des personnes physiques identifiables.

Avec Vook, vos fichiers audio et vos transcriptions sont stockés en France (UE) et chiffrés en AES-256 au repos. Ils restent dans votre compte jusqu'à ce que vous les supprimiez, ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA, et un DPA est disponible sur demande pour les organisations qui en ont besoin. Vook.ai est une société française, native RGPD.

Exporter et archiver son procès-verbal transcrit

Une fois la transcription vérifiée dans l'éditeur, Vook propose cinq formats d'export adaptés à différents usages :

• DOCX. Idéal pour finaliser la mise en forme dans un traitement de texte et intégrer le PV dans un dossier existant.
• PDF. Pour archiver un document figé ou le diffuser aux parties prenantes.
• Markdown. Adapté aux équipes qui gèrent leur documentation dans des outils collaboratifs comme Notion ou Confluence.
• SRT. Pour sous-titrer l'enregistrement vidéo d'une séance, avec des codes temporels prêts à l'emploi.
• HTML. Pour publier ou partager la transcription sous forme de page web.

Tous les exports conservent les noms des intervenants et les horodatages, ce qui facilite les renvois vers l'enregistrement source.