Transformez vos réunions de mairie en texte en quelques minutes.

Pourquoi transcrire les séances de conseil municipal ?

Un conseil municipal produit souvent plusieurs heures d'échanges par séance. Rédiger le procès-verbal à la main mobilise un agent pendant plusieurs heures supplémentaires, avec le risque d'omissions ou d'erreurs de retranscription. La transcription automatique réduit ce délai à quelques minutes de traitement, suivies de votre relecture.

Au-delà du gain de temps, un texte complet et horodaté améliore la traçabilité des décisions : chaque délibération, chaque vote, chaque intervention est consultable en quelques secondes. C'est un atout pour la transparence de la vie locale et pour la gestion des archives communales.

Obligations légales et procès-verbal officiel

En France, le Code général des collectivités territoriales (CGCT) impose la rédaction d'un procès-verbal pour chaque séance du conseil municipal. La transcription automatique n'est pas un document officiel en soi : elle sert de base de travail que le secrétaire de mairie relit, valide et met en forme.

• Contenu. Date, heure, liste des présents, ordre du jour, résumé des débats et résultats des votes.
• Liste des délibérations. Affichée en mairie et publiée en ligne sous une semaine après la séance.
• Procès-verbal. Arrêté au début de la séance suivante, signé par le maire et le secrétaire de séance, puis publié en ligne. Vook fournit la transcription de travail à partir de laquelle le secrétaire rédige le PV.
• Conservation. Les procès-verbaux sont des archives publiques soumises aux règles de conservation des collectivités.

Comment préparer un bon enregistrement de séance ?

La qualité de la transcription dépend directement de la qualité de l'audio. Quelques précautions simples vous permettent d'obtenir les meilleurs résultats :

• Microphone central. Placez un micro omnidirectionnel au centre de la table du conseil pour capter tous les intervenants.
• Réduction du bruit. Fermez les fenêtres, coupez la climatisation si possible pendant les prises de parole importantes.
• Format d'enregistrement. Privilégiez WAV ou FLAC pour une qualité maximale ; un MP3 à 128 kbps minimum reste acceptable.
• Test préalable. Faites un enregistrement test de deux minutes avant la séance pour vérifier les niveaux.

Diarisation : identifier chaque conseiller automatiquement

La diarisation est la fonctionnalité qui attribue automatiquement chaque prise de parole à un intervenant distinct. Vook.ai détecte les changements de voix et crée des segments étiquetés « Intervenant 1 », « Intervenant 2 », etc., avec l'horodatage correspondant.

Dans l'éditeur intégré, vous renommez ensuite chaque intervenant par son nom réel (Maire, Mme Dupont, M. Martin…). Si un passage a été attribué à la mauvaise voix, vous le réattribuez au bon intervenant. Le résultat est un texte structuré, prêt à être repris dans le modèle de procès-verbal de votre commune.

Sécurité et RGPD pour les données de collectivités

Les enregistrements de séances publiques peuvent contenir des informations sensibles : débats sur des projets d'urbanisme, situations personnelles évoquées en commission, données nominatives. Le traitement de ces données doit respecter le RGPD et les recommandations de la CNIL.

Avec Vook.ai, vos fichiers audio et vos transcriptions sont stockés en France (UE) et chiffrés en AES-256 au repos. Ils restent dans votre compte jusqu'à ce que vous les supprimiez, ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA, et un DPA est disponible sur demande pour formaliser la relation sous-traitant/responsable de traitement avec votre collectivité.

Choisir le bon format d'export pour votre mairie

Vook.ai propose cinq formats d'export, chacun adapté à un usage précis :

• DOCX. Idéal pour la mise en forme finale du procès-verbal dans votre modèle Word institutionnel. Les noms des intervenants et les horodatages sont conservés.
• PDF. Pratique pour l'archivage et la diffusion d'un document figé.
• Markdown. Pratique si votre mairie publie les comptes rendus sur un site web ou un portail de transparence.
• SRT. Pour sous-titrer la vidéo d'une séance diffusée en ligne, avec des codes temporels prêts à l'emploi.
• HTML. Pour publier ou partager la transcription sous forme de page web.