GDPR transcription in 2026: Vook vs Otter vs Fireflies vs Granola vs Rev
None of the three tools were tested here: run your own recordings through each before deciding.
Accuracy percentages published by vendors cannot be compared directly, because each one measures them differently.
For sensitive interviews, ask in writing where data is stored and who the sub-processors are before signing.
If you track conversations in a CRM, check that your CRM appears in the tool's integration list.
Transcribing a one-hour interview by hand takes several hours. AI tools do it in minutes, but they are not equal.
For confidential exchanges, you also need to know where recordings go. This article compares Vook.ai, Otter.ai and Fireflies.ai across six criteria: accuracy, languages, meeting notes, integrations, pricing and data storage location. You will find which one fits your profile.
Comment nous avons comparé ces trois outils
Trois outils sont comparés ici : Vook.ai, Otter.ai et Fireflies.ai. Tous transcrivent un enregistrement audio grâce à l'IA.
Chacun est jugé sur six critères : précision annoncée, langues, prise de notes en réunion, intégrations, prix et lieu de stockage des données.
L'analyse repose sur les pages officielles des trois outils : fonctions, tarifs et règles de traitement des données. Aucun test n'a été fait sur les outils. Les éditeurs ne publient pas non plus de test indépendant sur le même audio français.
Les trois outils en un tableau
Ce tableau regroupe seulement ce qui se lit directement sur les pages des trois outils.
Lieu de stockage : Vook.ai indique la France sur la page consultée. Otter.ai n'annonce aucun lieu. Fireflies.ai n'annonce aucune région.
Réunions en ligne : Vook.ai transcrit des fichiers déjà enregistrés. Otter.ai rejoint les réunions en ligne et les transcrit. Fireflies.ai rejoint les réunions sur Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.
Qualité sur un enregistrement réel : pour Vook.ai et Fireflies.ai, elle n'est pas mesurable à partir des pages et doit être testée sur vos fichiers. Otter.ai peut être moins précis avec du bruit, des accents ou des échanges complexes.
Précision : des chiffres qui ne se comparent pas directement
Les chiffres de précision publiés par les éditeurs ne se comparent pas. Vook.ai annonce 98 %, sans préciser comment il a été mesuré.
Fireflies annonce 99 % en anglais et 95 % dans plus de 100 autres langues, mais ces tests sont internes. Le résultat dépend du bruit, des voix qui se chevauchent et de la qualité du micro.
Otter ne garantit aucun pourcentage et conseille de relire les transcriptions importantes. Avec Otter, l'audio capté dans la réunion donne de meilleurs résultats qu'un enregistrement fait au micro et au haut-parleur.
Confidentialité et entraînement des modèles : où se situent les écarts
Vook.ai
Vook.ai chiffre les fichiers et transcriptions au repos (AES-256), avec une clé par compte. Les fichiers sont stockés en France et transcrits dans l'Union européenne.
Vook.ai affirme ne pas utiliser les données pour entraîner ses modèles, ni les vendre. En revanche, la page ne donne ni la liste des sous-traitants ni la durée de conservation. Demandez-les par écrit avant de confier des entretiens sensibles.
Otter.ai
Dans sa politique de confidentialité du 16 juin 2026, Otter.ai écrit qu'il utilise des enregistrements audio désidentifiés et des transcriptions pour entraîner sa propre technologie :
Les transcriptions peuvent contenir des données personnelles. Une méthode automatique retire l'identité avant l'entraînement. Le consentement ou les intérêts légitimes servent de base possible à ce traitement.
Fireflies.ai
Fireflies.ai affirme que les contenus de réunion ne servent pas à entraîner ses modèles d'IA. Ses règles de sécurité indiquent que ses fournisseurs ne gardent pas les données après traitement. Il déclare respecter le RGPD.
Pour autant, la documentation ne donne ni la région de stockage ni la liste complète des sous-traitants. Pour des données sensibles, demandez ces deux points par écrit et vérifiez-les dans le contrat avant de signer.
Intégrations et automatisation des réunions
Pour le suivi commercial, Otter et Fireflies ont l'avantage. Fireflies annonce plus de 100 intégrations, dont Salesforce et HubSpot, pour envoyer les échanges directement dans votre CRM. Vous évitez de ressaisir les informations à la main.
Otter se branche à Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, avec une API et des webhooks. Vook.ai propose une API et une intégration MCP, mais ses pages officielles ne décrivent aucune connexion directe à ces trois plateformes.
Prix : des grilles en euros et en dollars
Les trois outils ne facturent pas de la même façon. Vook.ai affiche ses tarifs en dollars, pas en euros : vérifiez la devise avant de comparer.
Otter affiche son forfait Pro à 8,33 $ par utilisateur et par mois en paiement annuel, ou 16,99 $ au mois. Fireflies compte par siège : 10 $ par mois en annuel, 18 $ au mois.
Vook.ai propose un forfait Pro à 13 $ par mois pour 10 heures, ou un pass sans abonnement à 3 $ l'heure, dont les heures n'expirent pas. Pour quelques fichiers, le pass évite l'engagement mensuel.
Quel outil choisir selon votre usage
Chercheurs et consultants qui travaillent sur des enregistrements
Pour les chercheurs qui travaillent sur des enregistrements déjà faits, Vook.ai importe un fichier audio ou vidéo et produit une transcription où chaque intervenant est identifié.
Le texte passe ensuite dans NVivo, Atlas.ti ou MAXQDA grâce aux formats prévus pour ces logiciels, ou dans vos outils en DOCX, PDF, HTML, SRT ou Markdown. Pour la méthode, lisez le guide sur la transcription verbatim.
Équipes commerciales qui suivent leurs réunions en ligne
Si votre équipe utilise Salesforce ou HubSpot, Otter et Fireflies s'y connectent tous deux. Otter le fait dans ses intégrations payantes. Fireflies en propose plus de 100, le catalogue le plus large des deux.
Si votre CRM est un autre logiciel, vérifiez sa présence dans la liste de l'outil avant de vous abonner. Pour relier vos comptes rendus à Slack ou Notion, c'est Fireflies qui les cite.
Professionnels qui manipulent des audios sensibles
Pour des audios sensibles, l'hébergement en Europe se vérifie, il ne se croit pas sur parole. Le contrat et la politique de données doivent le confirmer, et l'emplacement des serveurs tranche en dernier.
Otter peut utiliser des audios désidentifiés pour entraîner sa technologie, ce qui compte pour les échanges sensibles. Fireflies affirme que vos contenus ne servent pas à entraîner ses modèles, mais cela reste à vérifier.
Retenez surtout deux points. Les pourcentages de précision publiés ne se comparent pas d'un outil à l'autre, et le lieu de stockage des données se vérifie par écrit, pas sur une promesse.
Votre prochain pas : prenez un de vos enregistrements, testez les trois outils dessus, puis demandez à l'éditeur retenu où sont stockées les données et qui les traite avant de lui confier un échange sensible.
FAQ
No. Each publisher measures accuracy in its own way, so the figures cannot be compared on a like-for-like basis. Vook.ai announces 98 %, Fireflies 99 % in English and 95 % in over 100 other languages, while Otter guarantees no percentage at all.
In practice, the result depends on background noise, overlapping voices and microphone quality. The only reliable way to compare is to run the same recording through each tool.
Vook.ai states that files are stored in France and transcribed within the European Union, with AES-256 encryption at rest. Otter.ai and Fireflies.ai do not publicly announce a specific storage region.
For sensitive recordings, you should always ask the provider in writing for the exact storage location and the full list of sub-processors before signing any contract.
According to its privacy policy dated 16 June 2026, Otter.ai uses de-identified audio recordings and transcriptions to train its own technology. An automated method removes identifying information before training takes place.
Because transcriptions can still contain personal data, this point matters for sensitive interviews. Vook.ai and Fireflies.ai both state they do not use your content to train their models.
Fireflies.ai offers the widest catalogue, with over 100 integrations including Salesforce, HubSpot, Slack and Notion, making it the strongest option for commercial teams. Otter.ai also connects to Salesforce and HubSpot through its paid plans.
Vook.ai provides an API and an MCP integration but does not describe any direct connection to Zoom, Google Meet or major CRM platforms on its official pages. If your CRM is not Salesforce or HubSpot, check the integration list of your chosen tool before subscribing.
About the author
