Recopilamos y tratamos sus datos personales únicamente cuando es necesario para prestar nuestro servicio, ejecutar nuestro contrato, cumplir nuestras obligaciones legales (por ejemplo, facturación) o con su consentimiento explícito.
Nos comprometemos a desarrollar nuestras actividades conforme a estos principios, a fin de garantizar que la confidencialidad de la información personal esté protegida y se mantenga.
Recurrimos a proveedores de confianza. El alojamiento de nuestras aplicaciones, de nuestras bases de datos y de sus archivos cifrados (audios y transcripciones) corre a cargo de Scaleway, sociedad francesa, en sus centros de datos de París (región fr-par).
La inferencia de IA necesaria para la transcripción y la identificación de hablantes se ejecuta en servidores GPU ubicados en la Unión Europea, operados por Runpod, Inc., sociedad de derecho estadounidense. Los archivos transmitidos están cifrados en reposo y en tránsito; se descifran únicamente en memoria, durante el tiempo del tratamiento, y los resultados se devuelven cifrados. Este proveedor no conserva ningún contenido en claro, y el tratamiento es efímero.
Las funciones de análisis y de resumen se apoyan en la API de pago del gran modelo de lenguaje (LLM) Google Gemini. Se activan únicamente a iniciativa suya. Conforme a las condiciones de Google, ningún contenido del usuario se conserva tras el tratamiento de la solicitud ni se utiliza para entrenar sus modelos.
Por defecto, este tratamiento se realiza a escala mundial al amparo de las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) de la Unión Europea. Los clientes profesionales pueden contratar una opción de pago que garantiza el alojamiento de los datos dentro de la UE (a través de Vertex AI multirregión). Todos nuestros proveedores se comprometen a respetar el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
La lista completa de nuestros subencargados del tratamiento puede consultarse en la página «Subencargados del tratamiento».
El tratamiento de datos personales realizado por cuenta de nuestros clientes profesionales (artículo 28 del RGPD) se rige por nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA), accesible a través de la página «Acuerdo de tratamiento de datos». Este DPA se considera automáticamente aceptado por todo cliente profesional que utilice el Servicio.
Toda creación de cuenta o utilización por una persona que no haya alcanzado la edad legal de consentimiento digital (15 años en Francia, o entre 13 y 16 años en el resto de la UE) requiere la autorización verificable de un padre, madre o representante legal.
Vook interviene en dos calidades distintas según los datos de que se trate:
Responsable del tratamiento: Vook es responsable del tratamiento de los datos de cuenta, facturación, soporte y análisis (como el nombre, el correo electrónico, la dirección de facturación, los mensajes de soporte y los registros técnicos). La presente Política de Privacidad se aplica a este tratamiento.
Encargado del tratamiento: Para los contenidos subidos por un cliente profesional por cuenta de usuarios finales (en particular archivos de audio y video, transcripciones, resúmenes de IA e historiales de chat), el cliente profesional es el responsable del tratamiento y Vook actúa en calidad de encargado del tratamiento en virtud del artículo 28 del RGPD. Este tratamiento se rige por nuestro DPA, que forma parte integrante de nuestros Términos y Condiciones de Uso.
Los usuarios individuales que crean una cuenta con una dirección de correo electrónico personal o profesional actúan a la vez como cliente e interesado. Vook actúa en calidad de responsable del tratamiento de sus datos de cuenta, y trata sus transcripciones conforme a las normas de seguridad detalladas en la sección 3.
La tabla siguiente detalla cada categoría de datos personales tratados, así como su finalidad específica y su base jurídica en virtud del RGPD:
| Categoría de datos | Finalidad | Base jurídica (RGPD) |
|---|---|---|
| Datos de cuenta y de contacto (nombre, correo electrónico) | Creación de cuenta, autenticación, soporte | Art. 6.1.b Contrato |
| Datos de facturación y de pago | Tratamiento del pago, facturación fiscal | Art. 6.1.b Contrato y Art. 6.1.c Obligación legal |
| Audio subido, transcripciones, artefactos derivados | Transcripción automática, diarización, almacenamiento | Art. 6.1.b Contrato (usuarios individuales) / Art. 28 instrucciones del DPA (clientes profesionales) |
| Análisis de IA, resúmenes, chat | Funciones LLM activadas por el usuario | Art. 6.1.a Consentimiento explícito (activación por acción del usuario) |
| Registros técnicos y de sesión | Seguridad del servicio, diagnóstico de incidentes, prevención del fraude | Art. 6.1.f Interés legítimo |
Debido a la naturaleza sensible de las grabaciones y de las transcripciones, nos tomamos muy en serio la protección de la privacidad y hacemos de ella nuestra principal preocupación para todos nuestros clientes.
Todos los archivos de transcripción de los clientes (grabaciones y transcripciones) están cifrados mediante una clave de cifrado propia de cada cuenta.
Si el cliente lo desea, puede optar por guardar su clave de cifrado en los servidores de Vook.ai al crear su cuenta. En ese caso, se almacena de forma estrictamente confidencial y nunca se utiliza para acceder a los archivos del cliente sin su acuerdo explícito.
El cliente también puede optar por conservar él mismo su clave (frase de recuperación). En ese caso, Vook.ai no tiene acceso a ella y no puede en ningún caso consultar ni descifrar sus datos.
El cliente puede decidir enviar la transcripción al servicio de atención al cliente de Vook para obtener comentarios sobre la calidad del servicio. En ese caso, se enviará una versión descifrada de la transcripción al servicio de atención al cliente, con el fin de mejorar el servicio.
El cliente puede decidir solicitar un resumen o un análisis de la transcripción a través de nuestro asistente de IA. Esto solo ocurre por acción explícita del cliente. En ese caso, se envía una versión descifrada del texto seleccionado a la API de pago de Google Gemini. Este tratamiento es efímero: los datos se tratan en una región mundial al amparo de las CCT, nunca se utilizan para entrenar modelos de IA (conforme a las condiciones de la oferta de pago de Gemini) y se eliminan inmediatamente después de generarse el resultado.
Vook vela por que todos los datos de la cuenta del cliente (dirección de correo electrónico, dirección de facturación, etc.) permanezcan privados y confidenciales. El acceso está estrictamente limitado al equipo fundador de Vook.ai, según el principio de necesidad de conocer, y sujeto a obligaciones de confidencialidad.
Sus datos personales y archivos de transcripción, incluidas las grabaciones de audio cifradas y las transcripciones, se conservan únicamente durante el tiempo necesario para la prestación del servicio y el cumplimiento de obligaciones legales.
Los datos personales, transcripciones y archivos de audio de las cuentas inactivas durante más de dos (2) años se eliminarán definitivamente de forma segura. También puede eliminar sus datos en cualquier momento desde la configuración de su cuenta, ya se trate de una cuenta completa o de una transcripción individual; los datos eliminados se retiran definitivamente de nuestros sistemas en un plazo de treinta (30) días.
Los registros técnicos siguen su propio plazo de conservación, indicado en la sección 7.
Utilizamos cookies necesarias para el funcionamiento del sitio (autenticación, seguridad, mantenimiento de la sesión). Estas cookies son indispensables y no pueden desactivarse.
También utilizamos cookies analíticas opcionales para comprender cómo interactúan nuestros usuarios con el sitio y mejorar nuestros servicios. Puede bloquearlas o eliminarlas en cualquier momento desde la configuración de su navegador. Las cookies analíticas que utilizamos incluyen: un identificador de dispositivo, un identificador de sesión, Google Analytics (a través de Google Tag Manager) y herramientas de medición del rendimiento. No se comparte ningún dato con terceros con fines publicitarios.
El funcionamiento del servicio genera registros técnicos (logs). Estos registran un identificador seudónimo de cuenta e identificadores técnicos de la solicitud (dirección de la página o de la interfaz invocada, código de respuesta, duración, mensaje de error). No contienen ni el contenido de sus transcripciones ni sus archivos de audio.
Su dirección IP no se registra tal cual en estos registros: en los intentos de inicio de sesión y de registro, se sustituye por una huella (hash), utilizada para detectar intentos de acceso abusivos. Esta huella sigue siendo un dato personal y se trata como tal. Nuestros proveedores de alojamiento, por su parte, sí tratan la dirección IP en sí, como hace todo proveedor de alojamiento web, para encaminar las solicitudes y protegerse de los ataques.
Estos registros no están destinados a contener su dirección de correo electrónico: se elimina de ellos automáticamente antes de su envío. Sirven exclusivamente para el diagnóstico técnico, la resolución de incidentes y la seguridad del servicio (detección de usos abusivos). Este tratamiento se basa en nuestro interés legítimo en garantizar el buen funcionamiento y la seguridad de la plataforma (artículo 6.1.f del RGPD).
Los registros están alojados por Datadog, en su sitio europeo (Alemania), donde los datos se conservan en reposo dentro de la Unión Europea. Al ser Datadog, Inc. una sociedad de derecho estadounidense, las eventuales transferencias se rigen por las CCT de la Comisión Europea.
Se conservan 15 días, ampliados a 90 días para los registros relativos a los pagos. Transcurrido ese plazo, se eliminan automáticamente. El registro de operaciones de administración, independiente, se conserva doce (12) meses en nuestros propios servidores.
Vook no vende ni alquila la información personal a terceros. La comunicación de datos se limita estrictamente a los proveedores técnicos necesarios para la prestación del servicio (alojamiento y herramientas de IA activadas por el usuario), como se detalla en las secciones anteriores y se enumera en la página «Subencargados del tratamiento».
Los pagos son gestionados por Stripe y PayPal. PayPal actúa como responsable del tratamiento independiente para los datos de pago, y Stripe como responsable del tratamiento independiente con fines de prevención del fraude y de cumplimiento normativo; el tratamiento que hacen de sus datos de pago se rige por sus propias políticas de privacidad (Stripe, PayPal).
No obstante, podemos divulgar información personal cuando consideremos que existe una infracción de nuestros Términos y Condiciones de Uso o que resulta apropiado para cumplir la ley, proteger nuestros derechos o los de nuestros usuarios, así como para proteger a nuestros usuarios contra un uso fraudulento, abusivo e ilegal de nuestro sitio.
Nos reservamos el derecho de divulgar su información personalmente identificable si la ley lo exige y si consideramos que dicha divulgación es necesaria para proteger nuestros derechos y/o para cumplir un procedimiento judicial, una orden judicial o un proceso legal notificado a nuestro sitio web.
Conforme al RGPD, usted puede acceder a sus datos, solicitar su rectificación o su supresión, o ejercer su derecho a la portabilidad.
Para ejercer estos derechos, puede consultar, modificar o eliminar su información personal dentro de su cuenta (página «Configuración» para su nombre, dirección, idioma…), o bien contactándonos por correo electrónico en contact@vook.ai.
También puede eliminar definitivamente su cuenta y sus transcripciones desde la página de configuración cuando lo desee. Esta acción es irreversible y puede requerir la liquidación de toda deuda, pedido o servicio en curso. En caso de respuesta insatisfactoria o de ausencia de respuesta, puede presentar una reclamación ante la autoridad de control de su país de residencia (en España, la AEPD) o ante la CNIL (autoridad francesa de protección de datos).
Vook informará a sus clientes por correo electrónico de cualquier cambio importante en esta política. En caso de detectar una violación de su cuenta o cualquier uso no autorizado, le rogamos que nos contacte lo antes posible.
Para cualquier pregunta sobre sus datos personales o para ejercer sus derechos, contáctenos por correo electrónico en contact@vook.ai.